Tumordok 2.0 Hilfe (FAQ)

KURZANLEITUNG

Startseite, Dashboard und Navigation
• Direkt nach dem Einloggen sehen Sie die Startseite, das ist der Übersichtsbereich aller Module des Systems. Hier wählen Sie aus, ob Sie mit der Tumor-Basisdokumentation inkl. Krebsregistermeldung oder sonstigen derzeit laufenden Studien fortfahren möchten. Sie sehen nur die Studien, an denen Sie aktuell teilnehmen.
• Für die Tumor-Basisdokumentation inkl. Krebsregistermeldung klicken Sie auf „Tumordokumentationssystem 2.0“. Jetzt sehen Sie das Dashboard, hier finden Sie alle wesentlichen Informationen für die Basisdokumentation zusammengefasst, z.B. die Daten Ihrer Praxis und die Patienten, die derzeit noch unvollständig sind und bearbeitet werden müssen.
• Ganz oben finden Sie die Menüzeile, die Buttons für die wichtigsten Aktionen enthält, die Sie aktuell durchführen können. Direkt unter der Menüzeile finden Sie die Navigationszeile, die Ihnen dynamisch zeigt, wo in der Patientendokumentation Sie sich gerade befinden. Per Mausklick können Sie hier direkt zu einem gewünschten Bereich springen, z.B. zur Übersichtsseite des einzelnen Patienten oder zur Liste aller Patienten.
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Patient anlegen: Stammdaten und Patientenübersicht
• Klicken Sie in der Menüzeile auf „Patienten“. Sie sehen die Liste aller bisher im System angelegten Patienten/innen.
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“. Geben Sie nun die Patienten-Stammdaten. Hier dokumentieren Sie auch, ob der Patient mit der pseudonymisierten Speicherung der Daten in der d-uo Tumordokumentation einverstanden ist.
• Nach dem Speichern gelangen Sie zur Patientenübersicht, in der Sie die weitere Dokumentation allgemeiner Patientendaten vornehmen können (Anamnese, Abschluss). Die Patientenübersicht erreichen Sie immer auch über die Patientenliste, indem Sie dort den gewünschten Patienten anklicken.

Tumor dokumentieren
• Jeder Tumor des/der Patienten/in wird einzeln erhoben. In der Regel werden Sie zunächst nur einen Tumor dokumentieren.
• Klicken Sie hierzu in der Patientenübersicht auf „Neue Erhebung“ und geben Sie die Diagnosedaten ein.
• Dokumentieren Sie bei Bedarf auch Operationen, Folgevisiten, Therapien etc., die mit diesem Tumor in Zusammenhang stehen. Hierzu finden Sie in der Tumorübersicht die entsprechenden Formulare.
• Die Tumorübersicht erreichen Sie immer, indem Sie in der Patientenübersicht den gewünschten Tumor anklicken.
• Informationen und Hinweise zur Dokumentation finden Sie im Bereich PATIENTEN DOKUMENTIEREN ALLGEMEIN auf diese Seite.
• Wenn die aktuelle Tumorerkrankung des Patienten dem Krebsregister übermittelt werden soll, füllen Sie in der Tumorübersicht auch das Formular „Krebsregistermeldung” aus. Hier dokumentieren Sie, ob der Patient/die Patientin über die Meldung informiert wurde und ggf. widersprochen hat.

Vorlagen anlegen
Klicken Sie in der Menüzeile auf den Button „Vorlagen“. Hier legen Sie bei Bedarf Ärzt/innen (inkl. Ihrer Person) an, die
a) für Ihre Patienten als Operateure tätig sind
b) als Melder gegenüber dem Krebsregister auftreten (und entsprechend vergütet werden sollen)
Der Sinn der Vorlagen ist, dass Sie die entsprechenden Ärzte hier einmalig anlegen, somit bei der Patientendokumentation einfach auswählen nicht jedesmal alle Daten neu eingeben müssen.

Krebsregister-Export erstellen
• Wenn Sie eine gewisse Anzahl Patient/innen dokumentiert haben, können Sie Ihre erste Krebsregistermeldung erstellen. Dazu klicken Sie in der Menüleiste den Button „Krebsregister“, dann „Erstellen“ und folgen den Anweisungen.
• Jetzt werden alle bis dahin vollständig dokumentierten Patienten in eine Datei geschrieben. Diese Datei laden Sie herunter und übermitteln sie dem Krebsregister. Das funktioniert pinzipiell ähnlich der Abrechnungsdatei. Genaueres zur Übermittlung finden Sie weiter unten im Bereich KREBSREGISTER ALLGEMEIN und in den nach Bundesländern sortierten Hinweisen.

EINLOGGEN UND BENUTZER EINRICHTEN

Bitte geben Sie auf der Anmeldung-Seite unter „Benutzername“ Ihren Benutzernamen ein (ggf. identisch mit dem aus dem alten Tumordok.-System) – nicht Ihre E-Mail-Adresse.

Falls Sie Ihr Passwort nicht mehr wissen: Bitte klicken Sie auf der Anmeldung-Seite den Link „Passwort vergessen“ und folgen Sie den Anweisungen. Falls Sie hier nicht weiterkommen: Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle unter Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Falls Sie Ihren Benutzernamen nicht mehr wissen: Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle unter Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Falls Sie Ihre mit dem Nutzerkonto verknüpfte E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer nicht mehr wissen: Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle unter Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Die einmalig notwendige Zweiwege-Authentifizierung bei der Einrichtung der Zugänge zur Tumordokumentations-Plattform dient dem Schutz Ihrer Patientendaten. So wird sichergestellt, dass nur die vom Ihnen als Dokumentare benannten Personen Zugriff auf die sensiblen Patientendaten erhalten.

Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle unter Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Bitte geben Sie im Bereich Passwort vergessen unter „Benutzername“ Ihren Benutzernamen ein (ggf. identisch mit dem aus dem alten Tumordok.-System) – nicht Ihre E-Mail-Adresse. Das System sendet dann eine E-Mail mit Anweisungen zum (Zurück)setzen des Passworts an die mit Ihrem Benutzerkonto verknüpfte E-Mail-Adresse. Warten Sie bis max. 2h nach Anfordern und sehen Sie auch im Spam-Ordner nach. Falls keine E-Mail ankommt: Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle unter Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Die Melder-ID ermöglicht eine eindeutige Identifizierung der meldenden Person gegenüber dem Krebsregister. Sie ist daher Teil jeder Krebsregister-Meldung. Zur Nutzung der elektronischen Meldung (z.B. über das Tumordokumentations-System) benötigen Sie ggf. eine zusätzliche elektronische Melder-ID, auch „Schnittstellenmelder-ID“ genannt, die Sie von Ihrem Krebsregister erhalten. Im Tumordokumentations-System ist die erteilte Melder-ID wie folgt zu hinterlegen.

Vorlagen > KR-Melder: Alle Ärzte, die in der Praxis melden, hier einmalig anlegen und erteilte Melder-IDs eintragen:

1) Melder ID: Die dem Arzt/Ärztin erteilte individuelle Melder-ID, die den Leistungserbringer der Meldung kennzeichnet, also den Arzt/die Ärztin, der/die die Vergütung erhält. Es können beliebig viele Leistungserbinger pro Praxis angelegt werden

2) Organisation Melder ID: In der Regel tragen Sie hier nochmals Ihre Melder-ID ein (siehe 1)), da die beiden IDs in Einzelpraxen zumeist identisch sind. Für Gemeinschaftspraxen empfehlen wir: Tragen Sie die Melder-ID des Arztes hier ein, der für die Meldungen in Ihrer Praxis hauptverantwortlich ist. Bei MVZ/Klinik hier die Organisations-ID eintragen, sonst Melde-ID eines [beliebigen] Arztes. Manche Krebsregister vergeben pro (Gemeinschafts)Praxis eine eigenständige „Absender-ID“, diese dann hier eintragen. Die hier eingetragene ID wird dem gesamten Meldungspaket, das ggf. mehrere Patienten und Ärzte enthält, vorangestellt. Das Krebsregister Sachsen-Anhalt möchte an dieser Stelle die Betriebsstätten-Nummer (BSNR).

Das Institutionskennzeichen müssen Sie unter Vorlagen>KR-Melder nur dann angeben, wenn eines vorhanden ist. Dies ist nur bei MVZ oder Kliniken der Fall – Einzel- und Gemeinschaftspraxen benötigen kein Institutionskennzeichen.

DAS NEUE TUMORDOKUMENTATIONS-SYSTEM

Wir unterstützen die jeweils aktuellen Versionen von Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge und Safari. Etwas ältere Versionen dieser Browser können verwendet werden. Das empfehlen wir allerdings nicht, weil sie fast immer Sicherheitslücken enthalten. Andere standardkonforme Browser wie Opera, SeaMonkey, Waterfox, Pale Moon u.a. sind verwendbar, werden aber nicht offiziell unterstützt. Der Microsoft Internet Explorer wird nicht unterstützt.

D-uo hat nach Hinweisen von Nutzern und eigenen Erfahrungen mit dem alten Tumordok.-System einige Pflichtfelder angepasst, um die Datenqualität des vereinsinternen Datensatzes zu steigern.

Für Ihre Dokumentation: Sie können die Patienten durchgehen und die fehlenden Angaben nachdokumentieren. Für die Krebsregistermeldung sind die Hinweise mit blauen Ausrufezeichen allerdings unschädlich, hier wäre lediglich ein rotes Ausrufezeichen zu beachten, das auf unvollständige oder fehlende Krebsregister-Angaben hinweist.

Direkt nach dem Einloggen finden Sie auf der Startseite im Bereich „Studien“ weitere derzeit laufende Studien wie die TestoVer-Studie, das Urothelkarzinomregister u.a. Sie sehen hier nur die Studien, an denen Ihre Praxis teilnimmt.

Bitte beachten Sie, dass die Studien „Thuroc“ und „Lebesqualität“ in die Basisdokumentation (Tumordokumentationssystem 2.0) integriert sind. Hier wählen Sie in den Stammdaten bereits angelegter Patienten direkt aus, an welcher der beiden Studien der/die Patient/in teilnimmt und erhalten dann in der Dokumentation studienspezifische Zusatzfragen.

PATIENTEN DOKUMENTIEREN ALLGEMEIN

Für die Plattform sind zwei verschiedene Arten des Einverständnisses zu unterscheiden:

1. Einverständnis zur Teilnahme an der Registerstudie (Dokumentation für den d-uo-Basisdatensatz), und

2. Einverständnis zur Krebsregistermeldung.

zu 1: Damit die Patientendaten pseudonymisiert für die d-uo-Registerstudie verwendet werden dürfen, wird das Einverständnis des Patienten schriftlich benötigt. Aufklärung und Einverständniserklärung finden Sie hier: https://d-uo.de/materialien

Dokumentiert wird das Einverständnis hier: Patientenübersicht>Stammdaten>Patientenaufklärung und Einverständnis.

Ohne schriftliches Einverständnis kann das System dennoch zur Krebsregister-Meldung genutzt werden, hierfür sind lediglich die Felder mit roten Sternchen auszufüllen. Ausnahme Sachsen: In Sachsen ist eine Nutzung des Systems nur bei Vorliegen des Einverständnisses vom Patienten erlaubt. Die Einverständniserklärung gilt pro Patient.

zu 2: Für die Krebsregister-Meldung existiert i.d.R. eine Widerspruchslösung, d.h. es ist kein Einverständnis des Patienten nötig; der Patient kann bei der Meldung lediglich widersprechen. Auch bei Widerspruch ist die Krebsregister-Meldung einzureichen (gesetzlich verpflichtend), wird aber vom System entsprechend gekennzeichnet. „Widerspruch“ oder „nicht widersprochen“ zur Krebsregistermeldung werden hier dokumentiert: Patientenübersicht>Tumorerkrankungen>Krebsregister-Meldung>Meldebegründung.

Entsprechende Aufklärungsbögen erhalten Sie von Ihrem regionalen Krebsregister. Die Aufklärung gilt pro Tumor.

Für die Systeme Medistar und Quincy existieren Lösungen zum automatisierten Stammdatenimport in das Tumordokumentations-System. Dies ist insbesondere für Praxen interessant, die eine hohe Zahl von Patienten gleichzeitig melden müssen oder einen Dokumentationsstau abarbeiten wollen. Wenden Sie sich dafür an die Geschäftsstelle unter 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009.

Für vergleichsweise selten verwendete Systeme (Medical Office, Easymed, Medatixx, Medys, Duria, EL, XConcept, Datavital, Tomedo u.a.) wird es in absehbarer Zeit keine durch den Verband organisierte automatisierte Lösung geben. Bei Bedarf wenden Sie sich ggf. an Ihren IT-Dienstleister bzw. den Hersteller der Software, um Möglichkeiten für eine individuelle Umsetzung in Ihrer Praxis zu besprechen.

Die Farben der Statusmeldungen, der Fehlermeldungen sowie die Kennzeichnung von Pflichtfeldern sind in der gesamten Oberfläche konsistent:

Grün: Alle Daten sind vollständig und korrekt

Blau: Diese Angaben werden für den d-uo-Datensatz benötigt.

Rot: Diese Angaben sind für die Krebsregistermeldung oder zum Anlegen des Formulars erforderlich.

Zur Eingabe von ??.12.2021 klicken Sie im Datumswähler oben auf den Monat und wählen dann „Dezember“. Bzw. tippen Sie direkt in die Datumszeile „12.2021“. Wenn nur das Jahr bekannt ist, geben Sie einfach „2021“ ein, oder wählen Sie das Jahr direkt im Datumswähler.

1) Generell sollen TNM-Codes der 8. Auflage. Eine Verwendung der 6./7. Auflage ist aber weiterhin möglich.

2) Das Präfix p soll nur verwendet werden, wenn ein Organ vollständig entfernt und pathologisch untersucht wurde. Bei einer Stanzbiopsie wäre somit z.B. cT1c zu melden. Die Kategorie pT1 existiert beim Prostatakarzinom per Definition der UICC nicht.

3) Achtung, ab der 7. Auflage TNM ist die Angabe MX nicht mehr vorgesehen.

4) Zur Angabe 'NX': Sie macht nur bei High-Risk-Patienten Sinn und wird daher von eingen Krebsregistern regelmäßig hinterfragt. Bei Low-Risk bzw. Itermediate-Risk wählen Sie besser N0.

Das wichtigsten Arbeitsmittel, um korrekt zu kodieren, ist derzeit:https://www.dimdi.de/dynamic/de/klassifikationen/icd/

Navigieren Sie hier zur Codesuche im „ICD-O 3 erste Revision“, im „ICD-10-GM 2021“ und im „OPS 2021“

Hinweis: Wir geben an der Stelle die uns freundlicherweise vom Krebsregister Schleswig-Holstein überlassenen Definitionen wieder.

• Der Begriff „Screening“ sollte nur verwendet werden, wenn der Tumor im Rahmen eines offiziellen GKV-Screeningprogramms entdeckt wird (und der Patient im vorgesehenen Alterssegment ist).

• Alle anderen Untersuchungen, die bei asymptomatischen Personen gemacht werden und zum Tumor führen, sind Früherkennung, z.B. der symptomlose Ultraschall der Niere oder das „Manager-Checkup"-MRT oder der symptomlose PSA-Test.

Selbstuntersuchung bedeutet, dass der Patient einen verdächtigen Befund auf Basis einer aktiven eigenen, meist regelmäßigen, Untersuchung an sich entdeckt hat. Prototypisch im urologischen Bereich ist die Entdeckung eines Hodentumors beim Duschen.

Symptomatisch heißt, dass etwas wegen eines Symptoms auffällt (ohne danach gesucht zu haben), z.B. Blut im Stuhl, eine blutende Hautveränderung, ein Knoten, eine Schwellung etc.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Befall zu dokumentieren. Für die (nicht obligatorische) Angabe bei der Krebsregistermeldung ist eine Prozentzahl erforderlich. Bitte fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Krebsregister nach, wie die Prozentzahl zu ermitteln ist.

1) Legen Sie alle Stanzen aneinander und lesen Sie den Gesamt-Millimeterwert ab.

2) Geben Sie den Gesamtprozentwert aller Stanzen an. Wenn im Pathologiebericht ein Prozentwert pro Stanze angegeben ist, bilden Sie den Durchschnitt aller Stanzen (inkl. der nicht befallenen). Beispiel: Stanze 1 = 50%; Stanze 2 = 80%; Stanze 3 = 0%. => Ø = 43,33 %

3) Dokumentieren Sie nur die am stärksten befallene Stanze in mm oder Prozent

4) Laut Angabe des niedersächsischen Krebsregisters ist eine „semiquantitative Abschätzung des Prozentsatzes der Gesamtkarzinomfläche / Gesamtstanzzylinderfläche der am schwersten befallenen Stanze“ vorzunehmen (Handbuch für Meldungen an das Klinische Krebsregister Niedersachsen und das Epidemiologische Krebsregister Niedersachsen, 2019, S. 214).

Für den d-uo-Datensatz sind alle Operationen relevant. Für die Krebsregister sind nur die Operationen relevant, die

a) tumorspezifisch sind

b) von Ihnen selbst durchgeführt wurden.

In den Export für die Krebsregister fließen nur Meldungen ein, die die Kriterien a) und b) erfüllen.

Stanzbiopsien (OPS 1) sind diagnostische Prozeduren. Auch sie können für den d-uo-Datensatz dokumentiert werden, fließen jedoch ebenfalls nicht in die Krebsregistermeldung ein, selbst wenn sie in der eigenen Praxis durchgeführt wurden. Die Krebsregister honorieren nur die krebsspezifischen therapeutischen Prozeduren.

Der NCI-Katalog liegt derzeit in keiner offiziellen deutschen Übersetzung vor. Wenn Sie bei der Verwendung oder Auswahl Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an sie Geschäftsstelle (Tel. 030 2844 5005, per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009).

Eine individuelle Anpassung ist derzeit nicht vorgesehen. Jedoch „lernt“ der Reiter Am häufigsten verwendet systemweit aus den Einträgen aller Nutzer. Darum finden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit den gesuchten Eintrag sofort in diesem Karteireiter.

Beim Tumordok. 2.0 hat d-uo die zur Verfügung stehenden Therapieschemata und Wirkstoffe konsolidiert. Praxen können wie gehabt aus bestehenden, für alle Praxen gültigen Schemata wählen, aber nicht mehr selbst Schemata und Wirkstoffe anlegen. Im alten Tumordok.-System zugeordnete, selbst erstellte Therapieschemata bleiben in den Bestandspatienten erhalten, können aber nicht mehr erneut ausgewählt und zugewiesen werden

Falls ein Schema oder Wirkstoff fehlt bzw. die Indikation eines vorhandenen Schemas erweitert werden soll: Bitte wenden Sie sich an die Geschäftsstelle per E-Mail an ct@d-uo.de oder per Fax an 030 2844 5009 mit folgenden Angaben:

• Wirkstoffname

• Indikation (Auswahl: Prostata, Penis, Hoden, Niere, Harnorgane, Sonstige)

• Therapieart an (Auswahl: Chemotherapie, Hormontherapie, Immun- und Antikörpertherapie, zielgerichtete Substanzen, systemische Radiotherapie, Instillationstherapie, sonstige Therapieart)

• ggf. Medikamentenname, Wirkstärke, Darreichungsform, Anzahl und Dauer der Zyklen

Wir werden das Schema bzw. den Wirkstoff zeitnah prüfen, in das System einpflegen und freigeben.

Ja. Nach 90 Tagen gibt das System in der Patientenliste „Aktualisierung erforderlich“ aus, wenn der betroffene Patient in der Zwischenzeit keine Änderungen oder Neueintragungen erhalten hat. Die Folgemeldung „keine Änderung“ wird entsprechend vom System erzeugt und von den Krebsregistern vergütet in: BW, HE, NW, MV, RP, ST, TH.

PATIENTEN DOKUMENTIEREN: SPEZIALFÄLLE

Bei gesetzlich versicherten Patienten (GKV-Versicherte) sind immer sowohl die Krankenkassen-Nummer (=IK-Nummer) als auch die Versichertennummer des Patienten anzugeben.

Bei Privatpatienten ist lediglich die Krankenkassen-Nummer (IK-Nummer) anzugeben und keine Versichertennummer:

• Debeka = 106329225 (=IK-Nummer)

• bei anderen Kassen auf der Chipkarte angegeben bzw. hier recherchierbar: https://www.cida.de/wp-content/uploads/sites/2/2020/07/IK_Liste_Krankenkassen.xls oder https://sviweb.dguv.de/dguvSviWeb/faces/SDLG_IkSuchen

Besteht für den Patienten keine gesetzliche Krankenversicherungspflicht und ist keine private Krankenkasse bekannt, so ist anstelle der IK-Nummer in einigen Bundesländern ein Ersatzcode zu melden:

• Selbstzahler: 970000011

• Kostenträger ohne IK-Nummer (z.B. Gefängnisinsasse): 970001001

• Asylbewerber: 970100001

• Privatversichert, Kasse unbekannt: 970000022 (Meldung wird ggf. nicht durch das Krebsregister vergütet)

• keine Angabe zum Kostenträger: 970000099 (Meldung wird ggf. nicht durch das Krebsregister vergütet)

Hinweis: Derzeit ist unklar, ob die Meldungen von Privatpatienten überhaupt vergütet werden, gesetzlich sind sie dennoch vorgeschrieben. Manche Bundesländer verwenden die Ersatzcodes nicht, in dem Fall lassen Sie das IK-Feld leer. Im Zweifelsfall setzen Sie sich bitte mit Ihrem Krebsregister in Verbindung.

Sonderfall Bundeswehr und Postbeamtenkasse:

Postbeamtenkasse = IK 950885055.

Bundeswehrkasse: Die Bundeswehr verwendet keine IK-Nummern. Hier bleibt nur, den Patienten als Selbstzahler zu markieren und das Feld leer zu lassen.

PSA-Werte, die vom Analysegerät als „unterhalb der Nachweisbarkeitsgrenze“ ausgegeben werden, sind medizinisch als Null anzusehen und mit „0“ zu dokumentieren.

Nein, alle relevanten Biopsiedaten für PCa werden in der Ersterhebung erfasst, da die Biopsie die Grundlage der Diagnose ist. Eine eigene OP für die Biopsie kann prinzipiell im Tumordokumentations-System angelegt werden, sie wäre aber in großen Teilen redundant zur Diagnosemeldung. Sie wäre auch nicht Bestandteil der Krebsregister-Meldung, weil die Meldung diagnostischer Prozeduren von den Krebsregistern nicht gewünscht und im Export herausgefiltert wird. Verpflichtend zu dokumentieren ist ggf. die radikale Prostatektomie.

Brustkrebs beim Mann ist eine Erkrankung, die mangels Alternativen auch von Urologen betreut wird. Die Erfassung solcher und anderer seltener Tumoren über das Tumordokumentations-System ist derzeit nicht vorgesehen, weil sich der Forschungsgegenstand der Registerstudie, auf der das System basiert, auf das urologische Kerngebiet (Prostata, Niere, Blase) beschränkt. Bitte melden Sie diese Tumoren manuell an ihr Krebsregister, z.B. indem Sie den Patienten im Melderportal separat anlegen.

• Sie dokumentieren eine Induktionstherapie: Als eigenständige Therapie anlegen (= eine Therapie).

• Sie dokumentieren eine Erhaltungstherapie: Legen Sie z.B. bei BCG pro Triplette ein eigenes Therapie-Formular an (= mehrere Therapien).

Nachresektionen werden im Tumordokumentations-System als neue OP angelegt. Geben Sie die Intention mit kurativ an, und Art des Eingriffs als Nachresektion.

Weil der histologische Befund hier i.d.R. gesundes Gewebe beurteilen wird, erfassen Sie ihn wie folgt: Verwenden Sie die aktuelle Histologie-Nr., geben aber den Gewebetyp der ursprünglichen Histologie ein (Grund: beim histolog. Typ fordern die Krebsregister den ICD-O-Katalog, der kein gesundes Gewebe enthält).

Setzen Sie abschließend Residualstatus = R0 und Primärtherapie = nein.

Wird eine Nachresektion einer Blasen-OP innerhalb von 8 Wochen nach der primären OP durchgeführt, so ist die Nachresektion nicht meldepflichtig. Wird die Nachresektion außerhalb von 8 Wochen nach der primären OP durchgeführt, so ist diese meldepflichtig. Einige Krebsregister bestehen allerdings auch auf Meldung von Nachresektionen unter 8 Wochen.

Wählen Sie im Formular „Abschluss“ den ICD-10-Code R99 und Tumorassoziation = Tumorabhängigkeit nicht entscheidbar.

KREBSREGISTER ALLGEMEIN

Es wird generell zwischen Erstmeldung und Folgemeldung unterschieden. Das System erzeugt nach vollständiger Dokumentation diese Meldungen automatisch.

Erstmeldung: Hier wird die Diagnose des vorliegenden Tumors zusammen mit den persönlichen Patienten-Daten (Anschrift, Krankenkassen-Nummer etc.) gemeldet.

• Zu Folgemeldungen zählen:

o OP-Meldung: i.d.R. nur selbst durchgeführte Operationen

o Therapien: neue Chemotherapie, Hormonbehandlung, Strahlentherapie (wenn selbst durchgeführt) u.a. Auch das Ende einer Therapie ist ein Meldegrund.

o Verlauf/Nachsorge: Nachsorgen sind in bestimmten Fällen Meldeanlässe, z.B. Leitliniengerechte Nachsorgeuntersuchung, Rezidivfreiheit, stabiler Krankheitsverlauf, Metastase entdeckt oder Progress. Die Meldeverpflichtung kann je nach Krebsart und Krebsregister/Bundesland variieren. Blutbildkontrollen im Rahmen einer Chemotherapie, die zur Überwachung der Chemotherapie dienen, sind nicht meldepflichtig.

o Abschluss/Tod/Lost to follow-up (Todesmeldung nur, wenn selbst diagnostiziert).

Es gilt generell, dass Ärzte nur das melden sollen, was sie selbst gemacht haben. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie nur dann eine Diagnosemeldung senden („Erstmeldung“), wenn sie auch der diagnostizierende Arzt waren, gleiches gilt für Operationen. Bundesweit existieren derzeit zwischen den Krebsregistern in vielen Einzelheiten noch keine einheitlichen Richtlinien, bei Fragen nehmen Sie bitte Kontakt zu Ihrem zuständigen Regionalregister auf.

Pathologie-Meldungen dienen den meisten Krebsregistern der histologischen Sicherung der Diagnose und beschränken sich auf die Angaben aus dem Pathologie-Befund. Die diagnosestellende Einrichtung ist für die Diagnosemeldung an das Register zuständig. Diese Praxis kann, nach positiver Prüfung durch die Krankenkassen, die Vergütung erhalten. Hier ist es nicht von Belang, ob die Pathologie eine Pathologiemeldung bereits vergütet bekommen hat.

Grundsätzlich gilt, dass nur gemeldet werden soll, was in der eigenen Praxis oder Klinik in Bezug auf die gesetzlich vorgegeben Meldeanlässe durchgeführt wurde. Die Einzelheiten sind bei Unsicherheit ggf. mit dem regionalen Krebsregister abzustimmen. Auch die Vergütung kann von Bundesland zu Bundesland variieren. Bei einigen Krebsregistern wird die Vergütung geteilt, bei anderen gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Hinweis: Die Krebsregister sind auch bzgl. dieser Fragestellungen z.T. noch in der Findungsphase.

Das System erzeugt Korrekturmeldungen automatisch und bündelt sie mit dem nächsten erstellten Meldepaket.

Nur meldungsrelevante Anlässe erzeugen eine Korrekturmeldung. Eine Änderung der Stammdaten (z.B. Anschrift des Patienten) erzeugt an sich keine Korrekturmeldung, wird aber bei der nächsten regulären Meldung mit exportiert.

Eine geänderte ICD-10-Zuordnung der Tumorerkrankung oder ein geändertes Datum der TNM-Klassifikation z.B. erzeugen hingegen eine neue Meldung unter Referenz der ursprünglichen Meldungs-ID.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die Änderungen zu dokumentieren bzw. die „vertippten“ Angaben in der Dokumentation des Patienten zu korrigieren. Alles weitere geschieht beim nächsten Export automatisch.

Meldung/Folgemeldung: Die erste vom System erstellte Meldung enthält alle bis dahin angelegten Patienten, für die der meldende Arzt und die Meldebegründung (Aufkläung / Einverständnis) dokumentiert ist (Patient > Tumorerkrankungen > Krebsregistermeldung). Wenn Ihre Meldedatei vom Krebsregister nicht beanstandet wurde, schließen Sie sie ab, indem Sie auf die Zeile mit der Meldung klicken und das Meldedatum eintragen. Danach können Sie mit dem Button „Hinzufügen“ die nächste Meldung erstellen. Diese enthält alle seit der letzten Meldung neu angelegten Patienten sowie alle bei bestehenden Patienten neu dokumentierten meldewürdigen Anlässe (Folgemeldungen).

Korrekturmeldung: Hat das Krebsregister Ihre Meldedatei grundsätzlich akzeptiert, Sie bemerken selbst aber einen Fehler (z.B. ein falsch eingegebener ICD-Code), bzw. das Krebsregister moniert einzelne Meldungen, dann korrigieren Sie den Fehler in der Dokumentation. Beim nächsten Krebsregister-Export wird (neben allen regulären Daten) für den entsprechenden Patienten automatisch eine Korrekturmeldung erstellt, durch die die betroffenen, jetzt korrigierten Daten erneut dem Krebsregister übermittelt werden.

Bitte handeln Sie nach Einreichen Ihres Meldepakets entsprechend der Rückmeldung Ihres Krebsregisters:

Das Krebsregister hat nichts zu bemängeln: Meldedatei im d-uo-Tumordok.-System abschließen (auf die Zeile mit der Meldung klicken und Meldedatum eintragen) und weiter dokumentieren. Neue Meldedatei erzeugen, wenn die nächste Meldung eingereicht werden soll

Das Krebsregister hat Ihre Meldedatei komplett abgelehnt oder ein ggf. vorhandener Probelauf im Melderportal wurde nicht bestanden: In der Dokumentation im Tumordok.-System Korrekturen vornehmen, Meldedatei im Tumordok.-System löschen, neu erzeugen und dann einreichen

Das Krebsregister hat einzelne Patienten-Meldungen abgelehnt/gesperrt, die restlichen aber akzeptiert: Meldedatei abschließen, Korrekturen in der Dokumentation im Tumordok.-System vornehmen, neue Meldedatei erzeugen (diese enthält dann nur noch die korrigierten Meldungen und ggf. inzwischen neu angelegte Patienten)

Hinweis: Nutzen Sie, falls im Melderportal angeboten, immer den "Probelauf" oder "Prüflauf", bevor Sie Ihr Meldepaket endgültig übermitteln. Bitte halten Sie im Zweifelsfall Rücksprache mit Ihrem Krebsregister, ob bei Korrekturwünschen/Fehlerlisten das gesamte Meldepaket nochmals eingereicht werden soll, oder ob beim nächsten Meldegang nur einzelne Korrekturmeldungen zusammen mit den neuen Meldungen kommen sollen.

Die Nummer der Krankenkasse (IK-Nummer) ist zwingend 9-stellig, sie beginnt i.d.R. mit der Ziffernfolge 10. Falls Ihr Praxisverwaltungssystem nur eine 7-stellige Nummer ausgibt, fehlt meist die vorangestellte 10.

IK-Nummern können Sie nötigenfalls hier recherchieren: https://www.cida.de/wp-content/uploads/sites/2/2020/07/IK_Liste_Krankenkassen.xls oder https://sviweb.dguv.de/dguvSviWeb/faces/SDLG_IkSuchen

Tragen Sie zunächst das Meldedatum der vorherigen Export-Datei ein (dazu die Zeile mit der Datei anklicken), um die Meldung zu abzuschließen. Erst danach kann eine neue Export-Datei erzeugt werden. Das verhindert doppelte bzw. inkonsistente Meldungen an die Krebsregister.

Bitte schließen Sie die Exportdatei in jedem Fall erst ab, wenn das Meldepaket beim Krebsregister vollständig hochgeladen und akzeptiert wurde. Bitte beachten Sie dabei, dass eine erneute Bearbeitung des Exports nach dem Abschluss nicht mehr möglich ist.

Es empfiehlt sich – je nach Meldefrist Ihres Krebsregisters sowie der Zahl der neu diagnostizierten Tumorerkrankungen in Ihrer Praxis – neue Patienten und Folgedokumentationen eine Zeitlang zu sammeln und regelmäßig beispielsweise einmal pro Woche oder einmal pro Quartal Meldung zu machen.

Bei Erstellung eines Meldepakets werden alle Fälle, die neu angelegt wurden oder bei denen seit Erstellung der letzten Meldung meldepflichtige Ereignisse dokumentiert wurden, in einer einzigen Datei zusammengefasst.

Die Übermittlung des Meldepakets mit den Daten zur Krebsregistermeldung ist regional unterschiedlich geregelt. Grundsätzlich laden Sie die im Tumordok.-System erzeugte Exportdatei auf Ihren Rechner herunter und laden sie dann in einem Portal Ihres regionalen Krebsregisters wieder hoch bzw. übermitteln sie auf einem anderen Weg an das Register. Bitte beachten Sie dazu die Krebsregister-Hinweise nach Bundesland weiter unten.

Schließen Sie die Export-Datei ab, indem Sie das tatsächliche Versanddatum der Datei an das Krebsregister dokumentieren. Dazu klicken Sie die Datei im Bereich „Krebsregister“ an und füllen das Feld „Gemeldet am“ aus.

Bitte führen Sie diesen Schritt in jedem Fall erst durch, wenn das Meldepaket beim Krebsregister vollständig hochgeladen und akzeptiert wurde. Bitte beachten Sie dabei, dass eine erneute Bearbeitung des Exports nach dem Abschluss nicht mehr möglich ist.

Eine bundesweite direkte Anbindung des Tumordokumentations-Systems an alle Krebsregister wird angestrebt. Sie ist momentan aus Gründen des Datenschutzes sowie aus landesrechtlichen, bürokratischen und (auf Seiten der Krebsregister) technischen Gründen jedoch noch nicht möglich. Eine Erweiterung des ADT-GEKID-Datensatzes, die die erforderliche Kommunikation in beide Richtungen erlaubt, ist in Planung.

KREBSREGISTER-HINWEISE NACH BUNDESLÄNDERN

Meldefrist: Ende des Folgequartals

Hochladen via Melderportal: https://www.krebsregister-bw.de/melderportal/

Informationen: https://www.krebsregister-bw.de/melder-aerzte/

Meldefrist: 2 Monate

Derzeit sind XML-Meldungen über die Bayerncloud einzureichen, für Zugänge können sich Ärzte an ihre zuständigen Regionalzentren wenden: https://www.krebsregister-bayern.de/organisation_d.html/

Weitere Informationen: https://www.krebsregister-bayern.de/information_aerzte_d.html/

Ein zentrales Melderportal für Bayern ist in Arbeit, Zeitpunkt der Fertigstellung vorauss. 2021.

Meldefrist: 4 Wochen

Die verschlüsselte XML-Datei ist auf einer CD-ROM postalisch einzureichen.

Informationen/Postadresse: https://www.kkrbb.de/www/website/PublicNavigation/meldehinweise/

EIn Melderportal wird im Laufe des Jahres 2021 eingerichtet.

Meldefrist: 6 Wochen

Hochladen via Melderportal: https://melderportal.krebsregister-bremen.de/Melderportal/login.html

Meldefrist: 8 Wochen

Hochladen via Melderportal: https://hkr-melderportal.hamburg.de/Melderportal/login.html

Informationen: https://www.hamburg.de/krebsregister/4330272/informationen-praxen-kliniken/

Meldefrist: „unverzüglich“ (keine Angabe einer Wohenzahl)

Melderportal mit direktem Upload im Webbrowser geplant; Zeitpunkt unklar und hängt von einer abschließenden Prüfung des hessischen Datenschutzes ab.

Derzeit XML-Upload möglich wie folgt: Arzt muss sich Java-Anwendung installieren (kostenlos), vorher beim Krebsregister melden unter 069 789045-0 und elektr. Melder-ID anfordern, Arzt bekommt dann die App ausgereicht.

Informationen: https://hessisches-krebsregister.de/meldende/meldende-in-hessen/

Meldefrist: 8 Wochen nach Ende des Quartals, in dem der Meldeanlass aufgetreten ist

Melderportal: https://www.melderportal.kkr-mv.de/

In Mecklenburg-Vorpommern ist über das Melderportal vorerst nur eine händische Meldung von Einzelfällen möglich. Der XML-Paket-Upload geschieht derzeit über eine Java-Anwendung (kostenlos). Hierzu melden Sie sich beim Krebsregister unter 03834 / 86-5006 und fordern Ihre elektr. Melder-ID an. Dann besuchen Sie das Melderportal und laden dort die Java-Anwendung herunter.

Weitere Informationen: https://www.kkr-mv.de/fuer-melder/faq/

Meldefrist: 2 Wochen

Hochladen via Melderportal: https://melderportal.kk-n.de/Melderportal/login.html

Informationen: https://www.kk-n.de/

Telefon: 0511 277897-0

Meldefrist: 6 Wochen

Seit Ende 2019 Einreichen über Melderportal, das allerdings in der 1. Ausbaustufe die Anbindung an das KVSafenet voraussetzt.

Zugang Melderportal: https://melderportal.landeskrebsregister.nrw/Melderportal

Informationen: https://www.landeskrebsregister.nrw/melder/melderportal/

Alternativ: Das Einreichen der XML-Datei wird über eine zu installierende kostenlose Java-Anwendung „EpiCan“ gehandhabt (Hinweis: Die Nutzung von EpiCan läuft aus).

Informationen: https://www.landeskrebsregister.nrw/melder/meldesoftwaredatenuebermittlung/.

Zusätzlich zur Software muss ein Zugang zum KVSafenet bestehen, den Einzelpraxen zur Übermittlung der Abrechnungsdatei in der Regel schon haben. Die ab 2019 verpflichtende TI-Gematik enthält die KVSafenet-Funktion. Für Praxen, die weder an das KVSafenet noch TI-Gematik angeschlossen sind: Tokens zur Nutzung des KVSafenet werden weiterhin vergeben.

Einrichtung des Melderportals: Datenannahmestelle via Tel. 0234 54509-111 –Auswahl „2“ für technische Fragen.

Meldefrist: 4 Wochen

Hochladen via Melderportal: https://melderportal.krebsregister-rlp.de/login.html

Informationen: https://www.krebsregister-rlp.de/fuer-melder/

Zum Freischalten des XML-Imports im Melderportal ist einmalig ein Anruf im Krebsregister nötig: 06131/97175-0 (Kontakt: Frau Süslü).

Meldefrist: 4 Wochen

Hochladen via Melderportal: https://www.melderportal.krebsregister.saarland.de/Melderportal/login.html

Meldefrist: 4 Wochen

Ein Melderportal ist geplant, Zeitpunkt der Umsetzung noch unklar, voraussichtlich bis 2023. Bis dahin können XML-Dateien auf CD-ROM oder über eine Cloud-Lösung eingereicht werden (die Cloud-Software wird vom Krebsregister ausgereicht).

Informationen: https://www.krebsregister-sachsen.de/de/melder.php und https://www.krebsregister-sachsen.de/de/aerzte/elektronische-meldung.php

Patienten, die der Teilnahme an der Registerstudie widersprochen haben, müssen in Sachsen bis auf weiteres manuell gemeldet werden.

Meldefrist: 8 Wochen

Hochladen via Melderportal („Annahmeportal“): Die einmalige Einrichtung per Telefon ist mit dem Support des Krebsregisters erforderlich. Schicken Sie dazu eine E-Mail an support-oc@kkr-lsa.de.

Weitere Informationen: https://www.kkr-lsa.de/melder/meldewege/; Tel. 0340 85072105

Meldefrist: 10. Werktag des Folgemonats

Hochladen via Melderportal: https://melderportal.krebsregister-sh.de/Melderportal/login.html

Zur Nutzung des Melderportals ist initial eine E-Mail an krebsregister-sh@aeksh.de zu schreiben mit Bitte um Freischaltung der XML-Uploadfunktion.

Informationen: https://www.krebsregister-sh.de/

Meldefrist: 4 Wochen

Direkter XML-Upload ist möglich, dazu ist eine Java-Anwendung (kostenlos) zur Übermittlung des Meldepakets an die thüringische Zentralstelle zu installieren, siehe dazu: https://www.krebsregister-thueringen.de/index.php/fuer-melder/elektronische-tumormeldungen/

Ein Melderportal zum Upload im Webbrowser ist geplant (Funktionsumfang und Zeitpunkt der Umsetzung derzeit noch noch unklar).

Stand: 23.09.2021